Stap 3: Kies een governancemodel

Governance gaat over hoe jullie als samenwerkende gemeenten besluiten nemen, wie daarbij betrokken is, en hoe jullie die besluiten voorbereiden en uitvoeren. Een helder governancemodel voorkomt onduidelijkheid en conflicten.

Bij het vormgeven van jullie governance zijn drie vragen centraal: wie besluit, hoe besluiten jullie, en over wat moeten jullie besluiten?

1. Wie besluit? Overlegstructuur

Afhankelijk van jullie ambitieniveau en schaal, kun je kiezen voor verschillende overlegstructuren:

Eenlaags model - Gebruikersoverleg

Hoe werkt het:

Alle deelnemende gemeenten komen periodiek samen in één overleg. Elke gemeente heeft één stem. Besluiten worden gezamenlijk genomen, of op basis van wie budget heeft voor een doorontwikkeling.

Kenmerken:

• Simpel en transparant
• Alle gemeenten hebben directe inspraak
• Geen tussenschakels of mandaten nodig
• Frequentie: 2-4 keer per jaar

Geschikt voor: Lichte coördinatie en kleine gestructureerde samenwerkingen (tot ca. 20 gemeenten)

Tweelaags model - Stuurgroep + Gebruikersgroep

Hoe werkt het:

Een kleinere stuurgroep (4-8 personen) neemt strategische besluiten. In praktijk zien we dat dit veelal gemeenten zijn met een groot belang bij de doorontwikkeling en/of een kerngroep van gemeenten die samen (het gros van) de kosten dragen. Een bredere gebruikersgroep verzorgt de operationele aansturing (doorontwikkeling, communicatie, community, etc).

Rolverdeling:

• Stuurgroep: Strategische koers, budget, conflictmanagement, leveranciersstrategie
• Gebruikersgroep: Wensen inventariseren, roadmap bepalen, communicatie, nieuwe functionaliteit (laten) ontwikkelen en testen

Samenstelling stuurgroep:

• Vertegenwoordiging van verschillende gemeentetypes
• Mix van inhoudelijke en bestuurlijke expertise
• Eventueel een onafhankelijk voorzitter
• Roulerende zetels (bijvoorbeeld om de 2 jaar wissel)

Geschikt voor: Gestructureerde samenwerking en Volledige regie (vanaf ca. 10 gemeenten)

Drielaags model - Stuurgroep + Gebruikersgroep + Werkgroepen

Hoe werkt het:

Bij meer complexe voorzieningen en/of voorzieningen die van groot publiek belang zijn is het mogelijk om een verdere onderverdeling te maken tussen strategisch, tactisch en operationele verantwoordelijkheden. Te denken valt aan operationele werkgroepen die doorontwikkeling op specifieke thema’s voorbereiden.

Rolverdeling:

• Stuurgroep: Eindverantwoordelijkheid, bestuurlijke ambassadeurs, toezicht, financiële verantwoording, strategie, jaarplan
• Gebruikersgroep: Dagelijkse sturing, prioritering, roadmap, leveranciersrelaties, relatiemanagement gebruikers
• Werkgroepen: Doorontwikkelwensen uitwerken

Geschikt voor: Gestructureerde samenwerking en Volledige regie (vanaf ca. 50 gemeenten)

2. Hoe besluiten jullie? Besluitvormingsmethode

Er zijn verschillende manieren om tot besluiten te komen. De keuze hangt af van de aard van de samenwerking en het besluit:

Consensus

Hoe werkt het:

Er wordt overlegd totdat iedereen zich kan vinden in het besluit. Geen enkele gemeente heeft een veto, maar er wordt gezocht naar een oplossing waar iedereen achter staat.

Voordelen:

• Breed draagvlak
• Alle gemeenten voelen zich gehoord
• Betere uitvoering door eigenaarschap

Nadelen:

• Kan traag zijn
• Risico op verwaterde compromissen
• Een enkele blokkerende gemeente kan doorgang belemmeren

Geschikt voor: Strategische besluiten en kleine groepen. Werkt goed bij hoge mate van vertrouwen en wanneer er een verbindende coördinator is.

Meerderheid van stemmen

Hoe werkt het:

Besluiten worden genomen met een eenvoudige meerderheid (meer dan 50%) of gekwalificeerde meerderheid (bijvoorbeeld 2/3 of 3/4). Elke gemeente heeft één stem.

Voordelen:

• Duidelijk en efficiënt
• Voorkomt impasses
• Schaalbaar naar grote groepen

Nadelen:

• Minderheid voelt zich mogelijk gepasseerd
• Risico op wij-zij denken
• Minder geschikt voor hechte samenwerkingen

Varianten:

• Eenvoudige meerderheid: Voor operationele besluiten
• Gekwalificeerde meerderheid (2/3): Voor belangrijke besluiten (strategische koers, grote investeringen)
• Unanimiteit: Voor fundamentele wijzigingen

Geschikt voor: Grotere groepen en gestructureerde samenwerking. Vooral bij operationele besluiten.

Mandaat met adviesrecht

Hoe werkt het:

Voor bepaalde besluiten krijgt de stuurgroep, coördinator of product owner mandaat om zelfstandig te beslissen. Andere gemeenten hebben adviesrecht maar geen vetorecht.

Voordelen:

• Snelle besluitvorming
• Minder vergaderlast
• Professionele uitvoering mogelijk

Voorwaarden:

• Helder afgebakende mandaten
• Regelmatige rapportage aan alle deelnemers
• Escalatiemogelijkheid bij fundamentele bezwaren

Geschikt voor: Operationele en technische besluiten bij Volledige regie. Bijvoorbeeld: technische keuzes, kleine aanpassingen, bug fixes.

Hybride aanpak (aanbevolen)

In de praktijk werkt een combinatie vaak het best: consensus voor strategische keuzes, stemmen voor operationele besluiten, en mandaat voor dagelijkse uitvoering.

3. Waarover besluiten jullie? Beslisbevoegdheden

Maak expliciet over welke onderwerpen besloten moet worden en wie dat mag doen:

Strategische besluiten

• Meerjarenstrategie en visie
• Keuze open source licentie
• Governancemodel en samenwerkingsovereenkomst
• Financieringsmodel
• Toelating nieuwe gemeenten
• Fundamentele wijziging van scope of doel

Tactische besluiten

• Jaarbudget en communitybijdrage
• Jaarroadmap en prioritering features
• Keuze leveranciers (boven bepaald bedrag)
• Wijzigingen samenwerkingsovereenkomst
• Major releases

Operationele besluiten (mandaat)

• Dagelijkse aansturing ontwikkelteam
• Technische architectuurkeuzes
• Bug fixes en kleine aanpassingen
• Communicatie-uitingen
• Kleine uitgaven (onder bepaald bedrag)

Praktische tips

Leg het vast in een governance charter

Maak een eenvoudig document (3-5 pagina’s) waarin je vastlegt: overlegstructuur, besluitvormingsmethoden per type besluit, mandaten, en overlegfrequentie. Dit voorkomt veel discussie later.

Start simpel, formaliseer later

Begin met een eenvoudig model (bijvoorbeeld alleen gebruikersoverleg met consensus). Als je groeit en complexer wordt, kun je altijd een laag toevoegen.

Evalueer jaarlijks

Bespreek jaarlijks of jullie governance nog past. Groei vraagt soms aanpassing.

Investeer in goede voorbereiding

Goed voorbereide vergaderingen met duidelijke stukken maken besluitvorming effectiever, ongeacht welk model je kiest.

Tip: Besteed aandacht aan hoe je omgaat met conflicten. Wat doe je als gemeenten het fundamenteel oneens zijn? Een escalatieprocedure of mediatiemogelijkheid kan helpen om vastgelopen situaties te doorbreken.