Stap 2: Verdeel rollen en taken

Ongeacht of je informeel of formeel samenwerkt, zijn er concrete rollen en taken die ingevuld moeten worden. Welke rollen relevant zijn, hangt af van jullie gekozen ambitieniveau.

Deze stap helpt je om helder te krijgen welke taken er zijn, wie ze kan vervullen en hoe je dat organiseert. Zonder duidelijke rolverdeling en administratieve structuur ontstaat onduidelijkheid en blijven taken liggen.

Overzicht: taken per ambitieniveau

Niet alle taken zijn bij elk ambitieniveau relevant. Hieronder zie je welke taken bij welk niveau horen:

Basistaken (bij alle samenwerkingen)

Deze taken zijn bij elke samenwerking relevant. In praktijk zien we dat bij startende samenwerken er vaak één gemeente in de lead is in samenwerking met de leverancier/ontwikkelaar:

• Contactpersoon/aanspreekpunt: Iemand die vragen beantwoordt en nieuwe gemeenten te woord staat. Voorkomt dat iedereen bij verschillende mensen moet aankloppen.
• Beheer code repository: Iemand met beheerdersrechten die code kan accepteren (merge requests) en releases kan maken. Zorgt voor kwaliteitscontrole.
• Technisch beheer: Code reviews uitvoeren, beoordelen van merge requests, bewaken van codekwaliteit en technische samenhang.

Tijdsinvestering: 2-4 uur per week bij kleine samenwerking.

Taken bij lichte coördinatie

Deze taken worden relevant bij lichte coördinatie:

• Coördinatie overleggen: Voorbereiden en organiseren van gebruikersoverleg, notulen maken, acties opvolgen.
• Coördinatie samenwerking: contact onderhouden met de samenwerkingspartners, zorgen dat afspraken worden gemaakt en nagekomen.

Taken bij gestructureerde samenwerking en volledige regie

Vanaf gestructureerde samenwerking moet ook over de volgende taken worden worden nagedacht:

• Collecteren, beheren en aanwenden van de communitybijdrage: Facturen versturen, betalingen monitoren, herinneringen sturen bij niet-betaling, financiële administratie voeren en contracten sluiten met leveranciers.
• Financieel beheer: Budgetbewaking, financiële planning, verantwoording aan deelnemers, opstellen begrotingen en jaarrekeningen.
• Community management: Organiseren van gebruikersbijeenkomsten, verzamelen van feedback en wensen, roadmap maken.
• Product ownership: Bepalen van productvisie en strategie, prioriteren van roadmap, accepteren van opgeleverd werk, balanceren van wensen van verschillende gemeenten.
• Architectuur en technische visie: Bewaken van technische koers, architectuurbeslissingen, zorgen voor technische samenhang en toekomstbestendigheid.
• Aansturen ontwikkelteam: Dagelijkse sturing van developers (intern of extern), sprint planning, stand-ups, bewaken van voortgang en kwaliteit.
• Werven nieuwe gemeenten: Geven van demos en presentaties, beantwoorden van vragen van geïnteresseerde gemeenten, onboarding van nieuwe deelnemers.
• Communicatie: Verzorgen van nieuwsbrieven, updates over nieuwe releases, onderhouden van website of communicatiekanalen.
• Monitoring en rapportage: Bijhouden van gebruik, tevredenheid meten, voortgang monitoren, rapporteren aan stuurgroep of gebruikersoverleg.
• Leveranciersmanagement: Beheren van relaties met leveranciers, zorgen dat er een gezonde markt van leveranciers is, escaleren van problemen, zorgen voor kennisborging.

Van taken naar personen: wie doet wat?

Nu je weet welke taken er zijn, is de vraag: wie gaat deze uitvoeren? Er zijn verschillende manieren om taken te beleggen:

Optie 1: Bij een coördinerende gemeente

Hoe werkt het: Medewerkers van één gemeente (de penvoerder) vervullen de rollen namens de hele samenwerking, al dan niet in samenwerking met externe leveranciers en/of freelancers.

Voordelen:

• Korte lijnen en snelle communicatie
• Continuïteit door vaste personen
• Diepe kennis van de materie

Aandachtspunten:

• Vergoed de capaciteit (financieel of anderszins)
• Zorg voor back-up bij ziekte/verlof
• Let op belangenverstrengeling (penvoerder is ook deelnemer)

Geschikt voor: Informele samenwerkingen tot gestructureerde samenwerking.

Optie 2: Roulerend tussen gemeenten

Hoe werkt het: Gemeenten wisselen elkaar periodiek af. Bijvoorbeeld: elke gemeente is een jaar ‘aan de beurt’ voor bepaalde taken.

Voordelen:

• Eerlijke verdeling van lasten
• Alle gemeenten leren de samenwerking van binnenuit kennen
• Voorkomt afhankelijkheid van één gemeente
• Kan als in-kind bijdrage worden gerekend waardoor een gemeente minder communitybijdrage hoeft te betalen

Aandachtspunten:

• Continuïteit in gevaar bij elke wissel
• Goede documentatie en overdracht cruciaal
• Niet alle gemeenten hebben gelijke capaciteit

Geschikt voor: Informele samenwerkingen en lichte coördinatie.

Optie 3: Verdeeld over gemeenten

Hoe werkt het: Verschillende gemeenten nemen verschillende taken op zich, gebaseerd op expertise of interesse. Bijvoorbeeld: gemeente A doet product ownership, gemeente B coördineert bijeenkomsten, gemeente C doet financiën.

Voordelen:

• Benut expertise en interesse
• Verdeelt lasten over meerdere gemeenten
• Betrokkenheid van meer gemeenten

Aandachtspunten:

• Coördinatie tussen verschillende gemeenten nodig
• Onduidelijkheid wie waarvoor verantwoordelijk is
• Risico dat taken tussen wal en schip vallen

Geschikt voor: Informele of gestructureerde samenwerking met heldere taakverdeling en goede onderlinge afstemming.

Optie 4: Externe partij

Hoe werkt het: Een externe organisatie neemt (een deel van de) rollen op zich. In praktijk zien we bijvoorbeeld vaak dat de leverancier/ontwikkelaar rollen op zich neemt. Meer hierover in Deel 3: Community.

Voordelen:

• Ontlast gemeenten
• Neutrale partij (mits niet de ontwikkelaar/leverancier)
• Contractuele afspraken over de uitvoering van het werk

Aandachtspunten:

• Kosten (moet uit communitybijdrage)
• Afhankelijkheid van een externe partij
• Indien ontwikkelaar/leverancier: commerciële belangen van en publieke belangen kunnen elkaar in de weg komen te zitten

Geschikt voor: gestructureerde samenwerkingen

Praktische uitwerking: maak een RACI-matrix

Een RACI-matrix helpt om voor elke taak helder te krijgen wie wat doet. RACI staat voor:

• R - Responsible: Wie voert de taak uit?
• A - Accountable: Wie is eindverantwoordelijk?
• C - Consulted: Wie moet geraadpleegd worden?
• I - Informed: Wie moet geïnformeerd worden?

Voorbeeld voor een gestructureerde samenwerking:

Taak: Technisch beheer repository

• R: Developer bij gemeente A
• A: Coördinator bij gemeente A
• C: Stuurgroep
• I: Alle deelnemers via nieuwsbrief

Taak: Organiseren gebruikersbijeenkomst

• R: Coördinator bij gemeente A
• A: Stuurgroep
• C: Gebruikersgroep (voor agenda-input)
• I: Alle deelnemers

Checklist: hebben we alle rollen belegd?

Loop deze checklist door om te controleren of je niets vergeten bent:

Technisch:

• ☐ Beheer code repository (admin-rechten)
• ☐ Code review en merge requests
• ☐ Release management
• ☐ Technische documentatie

Organisatorisch:

• ☐ Contactpersoon/aanspreekpunt
• ☐ Coördinatie overleggen
• ☐ Notulen en actielijsten
• ☐ Organisatie bijeenkomsten

Financieel:

• ☐ Facturering
• ☐ Betalingen monitoren
• ☐ Financiële administratie
• ☐ Financiële rapportage

Community:

• ☐ Werven nieuwe gemeenten
• ☐ Onboarding nieuwe deelnemers
• ☐ Communicatie (nieuwsbrieven, website)
• ☐ Verzamelen feedback

Bij gestructureerde samenwerking en volledige regie ook:

• ☐ Product ownership
• ☐ Contractmanagement
• ☐ Aansturen ontwikkelteam
• ☐ Leveranciersmanagement

Praktische tips

Maak het expliciet en schrijf het op

Neem de rolverdeling op in de samenwerkingsovereenkomst of als bijlage. Voorkomt discussies over ‘wie zou dit eigenlijk doen’.

Zorg voor back-up

Voor kritische rollen: zorg dat er altijd een tweede persoon is die kan overnemen bij ziekte, verlof of vertrek.

Documenteer processen

Beschrijf niet alleen wie wat doet, maar ook hoe. Dat maakt het gemakkelijker om taken over te dragen of nieuwe mensen in te werken.

Scheiding van geldstromen

Gebruik aparte kostenplaats of administratie. Voorkomt dat community-geld en andere gemeentelijke middelen door elkaar lopen.

Bouw reserves op

Zorg voor buffer van 3-6 maanden aan vaste kosten. Geeft ademruimte bij uitval van een deelnemer, vertraging in betalingen, of onvoorziene kosten.

Evalueer jaarlijks

Bespreek jaarlijks of de rolverdeling nog past. Bij groei of krimp moet je soms bijsturen.

Erken en waardeer de inzet

Mensen die rollen vervullen investeren tijd en energie. Zorg dat dit gezien en gewaardeerd wordt, zowel binnen hun gemeente als door de hele community.

Maak financiële administratie bespreekbaar

Maak financiële administratie onderdeel van vaste agendapunten in het overleg. Dat normaliseert het en voorkomt verrassingen.

Tip: Start niet te ambitieus. Beter om met minder rollen te beginnen en goed uit te voeren, dan veel rollen op papier die niet ingevuld worden. Je kunt altijd opschalen als de samenwerking groeit.