Stap 4: Kies een financieringsmodel

Open source betekent niet kosteloos. Doorontwikkeling, beheer en coördinatie kosten geld. Een helder financieringsmodel zorgt dat iedereen weet wat de bijdrage is en waarom.

Bij het kiezen van een financieringsmodel zijn drie vragen leidend: betalen gemeenten iets, zo ja hoeveel, en hoe verdeel je de kosten?

1. Betalen of niet betalen?

Geen communitybijdrage

Wanneer passend:

Bij ‘Delen zonder regie’ of zeer lichte coördinatie waar geen gezamenlijke kosten zijn. Code staat op publieke repo, gemeenten regelen zelf doorontwikkeling.

Consequenties:

• Geen gezamenlijke doorontwikkeling mogelijk
• Geen ondersteuning of coördinatie te financieren
• Elke gemeente investeert individueel (of niet)
• Risico op uiteen groeien van versies

Wel communitybijdrage

Wanneer passend:

Vanaf ‘Lichte coördinatie’ met gezamenlijke kosten, of zodra er gestructureerd doorontwikkeld wordt.

Waarvoor gebruik je de bijdrage:

• Gezamenlijke doorontwikkeling (ontwikkelaars inhuren)
• Coördinatie en ondersteuning (als dit niet door gemeente wordt gedaan)
• Technische infrastructuur (hosting, tools)
• Documentatie en kennisdeling
• Community-activiteiten (bijeenkomsten, communicatie)

2. Hoe hoog is de bijdrage?

De hoogte hangt af van jullie ambities en wat je gezamenlijk wilt realiseren. Begin met wat je wilt doen, reken uit wat dat kost, en verdeel dat.

Stappenplan bepalen bijdrage

Stap 1: Inventariseer gewenste activiteiten

Wat willen jullie het komende jaar bereiken? Bijvoorbeeld:

• 4 nieuwe features ontwikkelen (geschat 800 uur à €100 = €80.000)
• Coördinatie 0,2 FTE (€15.000)
• 2 gebruikersbijeenkomsten (€3.000)
• Infrastructuur en tools (€2.000)

Stap 2: Reken uit wat dit kost

In bovenstaand voorbeeld: totaal €100.000 per jaar.

Stap 3: Verdeel over gemeenten

Bij 20 gemeenten: gemiddeld €5.000 per gemeente. Maar hoe verdeel je dit precies? Zie volgende sectie.

Stap 4: Communiceer transparant

Leg uit waar het geld naartoe gaat. Gemeenten willen weten dat hun bijdrage goed besteed wordt.

3. Hoe verdeel je de kosten? Verdeelsleutels

Er zijn verschillende manieren om de totale kosten over gemeenten te verdelen:

Model 1 - Gelijke verdeling

Hoe werkt het:

Elke gemeente betaalt hetzelfde bedrag, ongeacht grootte.

Voordelen:

• Simpel en transparant
• Iedereen gelijke stem, iedereen gelijke bijdrage
• Laagdrempelig voor kleine gemeenten

Nadelen:

• Kleine gemeenten betalen relatief meer (als % van budget)
• Grote gemeenten betalen relatief minder
• Kan grote gemeenten afhouden van deelname

Voorbeeld:

20 gemeenten, totaal €100.000 → elk €5.000 per jaar.

Geschikt voor: Lichte coördinatie en kleinere samenwerkingen. Werkt goed als gemeenten vergelijkbaar zijn qua grootte of als bedragen laag blijven (< €10.000).

Model 2 - Naar inwoneraantal

Hoe werkt het:

Bijdrage evenredig aan aantal inwoners. Grote gemeente betaalt meer, kleine minder.

Voordelen:

• Eerlijker: draagkracht bepaalt bijdrage
• Aantrekkelijker voor grote gemeenten
• Betaalbaar voor kleine gemeenten
• Bekende systematiek (lijkt op BCF-systematiek)

Nadelen:

• Iets complexer te berekenen
• Discussie mogelijk: waarom meer betalen terwijl je gelijke stem hebt?
• Inwoneraantal verandert jaarlijks (minimaal)

Voorbeeld:

20 gemeenten, samen 1.000.000 inwoners, totaal €100.000. Gemeente A (100.000 inwoners) betaalt €10.000. Gemeente B (25.000 inwoners) betaalt €2.500.

Geschikt voor: Gestructureerde samenwerking en Volledige regie, vooral bij grotere bedragen en mix van grote en kleine gemeenten.

Model 3 - Naar gebruik

Hoe werkt het:

Bijdrage gebaseerd op daadwerkelijk gebruik. Bijvoorbeeld: aantal transacties, aantal gebruikers, aantal afgenomen modules.

Voordelen:

• Eerlijk: wie meer gebruikt betaalt meer
• Laagdrempelig voor nieuwe gemeenten (proberen is goedkoop)
• Schaalbaar

Nadelen:

• Complex: gebruik moet gemeten en gerapporteerd worden
• Onvoorspelbaar budget voor gemeenten
• Moeilijk om basis-infrastructuur te financieren
• Voelt minder als samenwerking, meer als dienstverlening

Geschikt voor: Vooral bij SaaS-achtige toepassingen of wanneer gebruik sterk varieert. Minder geschikt voor klassieke gemeentelijke samenwerkingen.

Model 4 - Hybride: basis + variabel

Hoe werkt het:

Combinatie van vaste basisbijdrage (gelijk of naar inwoners) en variabel deel (naar gebruik of specifieke wensen).

Voorbeeld:

• Basis €2.000 per gemeente voor infrastructuur en basis-onderhoud
• Plus variabel deel naar inwoners voor doorontwikkeling
• Gemeente kan extra betalen voor maatwerk-features

Voordelen:

• Flexibel en rechtvaardig
• Basisbeheer is gegarandeerd
• Ruimte voor maatwerk zonder andere gemeenten te belasten

Nadelen:

• Complexer te administreren
• Vraagt goede afspraken over wat basis is en wat extra

Geschikt voor: Volwassen samenwerkingen met diverse behoeften. Voorkomt free-rider probleem en biedt ruimte voor differentiatie.

4. Overzichtstabel verdeelsleutels

Maak scenario’s

Een veel gestelde vraag is: “Hoe bepalen we wat het per gemeente gaat kosten?” Door verschillende scenario’s door te rekenen, krijg je inzicht in de bandbreedte en wordt het eenvoudiger te communiceren wat je met elkaar zou kunnen met een hogere bijdrage of meer deelnemers.. We adviseren minimaal 2 en eventueel zelfs 3 begrotingsscenario’s te maken.

Scenario 1: Minimum begroting (overlevingsmodus)

Vraag: Wat is het absolute minimum zonder welk de samenwerking ophoudt te bestaan?

Bevat typisch:

• Kritieke bugfixes en security patches
• Minimaal technisch beheer (hosting, repository)
• Basale coördinatie (aanspreekpunt)
• Geen doorontwikkeling, geen groei, geen community-activiteiten

Wanneer relevant:

• Bij zeer beperkt budget
• Als fall-back scenario bij financiële tegenvallers
• Om te laten zien wat er “under the hood” minimaal nodig is

Risico’s van dit scenario:

• Geen innovatie, systeem raakt achterhaald
• Geen nieuwe gemeenten, community verschraalt
• Verhoogd risico op uitval door gebrek aan onderhoud
• Bestaande deelnemers kunnen afhaken

Scenario 2: Streef begroting (realistisch en wenselijk)

Vraag: Wat is realistisch én wenselijk voor het komende jaar gegeven onze ambities?

Bevat typisch:

• Onderhoud én doorontwikkeling (2-4 nieuwe features)
• Professionele coördinatie en community management
• Gebruikersbijeenkomsten en kennisdeling
• Onboarding nieuwe gemeenten
• Documentatie op orde houden
• Ruimte voor kleinere aanpassingen

Wanneer relevant:

• Dit is meestal het voorkeursscenario
• Balans tussen ambitie en betaalbaarheid
• Zorgt voor gezonde groei en continuïteit

Dit scenario als basis: Gebruik dit als uitgangspunt voor besluitvorming. Dit is wat je “normaal” wilt kunnen doen.

Scenario 3: Wens begroting (ideaalbeeld)

Vraag: Wat zou het ideaalplaatje zijn zonder budgettaire beperkingen?

Bevat typisch:

• Ambitieus doorontwikkelplan (6-8 nieuwe features)
• Volledige product owner + community manager
• Meerdere leveranciers actief (gezond ecosysteem)
• Innovatie en experimenten
• Marketing en actieve groei-activiteiten
• Uitgebreide ondersteuning nieuwe gemeentes

Wanneer relevant:

• Laat zien wat mogelijk is bij voldoende schaalgrootte
• Inspiratie en richting voor groei

Gebruik van dit scenario: Dit hoeft niet nu, maar kan wel de richting bepalen. Bij groei kun je dit scenario dichterbij brengen.

Doorrekenen: twee variabelen

Voor elk scenario bereken je twee situaties:

Variant A: Huidig aantal deelnemers

Wat betekent dit scenario per gemeente bij het huidige aantal deelnemers?

Variant B: Bij groei met X gemeenten

Wat betekent dit scenario per gemeente als we groeien met [X aantal] nieuwe deelnemers?

Dit laat zien:

• Hoe schaalvoordelen werken (meer deelnemers = lagere kosten per gemeente)
• De prikkel om te groeien
• Realistische verwachtingen voor nieuwe toetreders

Praktisch voorbeeld: Signalen Community

Dit betreft een fictief voorbeeld!

Context:

• Meldsysteem openbare ruimte
• Momenteel: 45 gemeenten
• Ambitie: groeien naar 75 gemeenten in 2 jaar

Scenario 1: Minimum begroting

Activiteiten:

• Hosting en infrastructuur: €10.000
• Kritieke bugfixes (100 uur x €100): €10.000
• Minimale coördinatie (0,1 FTE): €7.500
• Totaal: €27.500

Kosten per gemeente:

Scenario 2: Streef begroting (aanbevolen)

Activiteiten:

• Hosting en infrastructuur: €12.000
• Doorontwikkeling 3 features (400 uur @ €100): €40.000
• Bugfixes en klein onderhoud (150 uur @ €100): €15.000
• Coördinatie en community management (0,3 FTE): €22.500
• 2 Gebruikersbijeenkomsten: €4.000
• Communicatie en onboarding: €3.000
• Tools en licenties: €2.500
• Reserve (10%): €9.900
• Totaal: €108.900

Kosten per gemeente:

Met verdeelsleutel naar inwoners (voorbeeld):

Scenario 3: Wens begroting (ideaal)

Activiteiten:

• Hosting en infrastructuur (professioneel): €18.000
• Ambitieus doorontwikkelplan 6 features (800 uur @ €100): €80.000
• Onderhoud en bugfixes (250 uur @ €100): €25.000
• Volledige product owner (0,4 FTE): €30.000
• Community manager (0,3 FTE): €22.500
• 3 Gebruikersbijeenkomsten + jaarconferentie: €12.000
• Marketing en actieve werving: €8.000
• Leveranciersdag en ecosysteem-ontwikkeling: €5.000
• Uitgebreide documentatie en trainingen: €6.000
• Innovatie-experimenten: €10.000
• Tools, licenties en onvoorzien: €8.500
• Reserve (10%): €22.500
• Totaal: €247.500

Kosten per gemeente:

Met verdeelsleutel naar inwoners (voorbeeld):

Template voor eigen doorrekening

Gebruik onderstaande template om jullie eigen scenario’s door te rekenen:

Stap 1: Definieer jullie scenario’s

Scenario 1: Minimum

• Wat is het absolute minimum?
• Welke activiteiten kunnen NIET weg?

Scenario 2: Streef (aanbevolen)

• Wat willen we realistisch bereiken?
• Balans tussen ambitie en betaalbaarheid

Scenario 3: Wens (optioneel)

• Wat zou ideaal zijn?
• Wat doen we als we meer budget/deelnemers hebben?

Stap 2: Maak een kostenoverzicht per scenario

Stap 3: Bereken kosten per gemeente

Variant A: Huidig aantal deelnemers

Aantal deelnemers nu: […]

Variant B: Bij groei

Verwacht aantal deelnemers: […]

Stap 4: Trek conclusies

Welk scenario is realistisch?

• Minimum: te weinig ambitie, maar wel haalbaar
• Streef: balans tussen ambitie en betaalbaarheid
• Wens: mooi ideaal, maar vraagt meer budget of groei

Wat is het effect van groei?

• Kostendaling per gemeente bij groei naar […] gemeenten: …%
• Break-even punt (wanneer wordt wens-scenario betaalbaar?): bij […] gemeenten

Aanbeveling:

• Start met scenario: […]
• Groeiambitie: naar […] gemeenten in […] jaar
• Dan mogelijk opschalen naar: […]

Communicatie naar gemeenten

Bij werven nieuwe gemeenten

Transparant zijn over kosten:

“De bijdrage hangt af van onze gezamenlijke ambitie en het aantal deelnemers. We hebben drie scenario’s doorgerekend:

• Minimum (overlevingsmodus): €X per gemeente
• Streef (aanbevolen, gezonde groei): €Y per gemeente
• Wens (ideaalplaatje): €Z per gemeente

Bij groei naar [X] gemeenten dalen de kosten naar respectievelijk €A, €B en €C per gemeente. Hoe meer gemeenten meedoen, hoe betaalbaarder het voor iedereen wordt.“

Bij besluiten over begroting

Faciliteer keuze met scenario’s:

“De stuurgroep kan kiezen uit drie begrotingsscenario’s voor 2026:

1. Minimum (€X totaal): Basis op orde, geen groei
2. Streef (€Y totaal, aanbevolen): 3 features, community-activiteiten, groei naar 75 gemeenten
3. Wens (€Z totaal): Ambitieus doorontwikkelplan, professionele organisatie

Bij het huidige aantal deelnemers betekent scenario 2 een bijdrage van €… per gemeente. Bij het verwachte aantal van 60 gemeenten eind 2026 daalt dit naar €…“

Veelgestelde vragen

Vraag: Moeten we alle drie scenario’s altijd maken?

Nee. Minimum + Streef is vaak voldoende. Het Wens-scenario is vooral nuttig om richting te geven en te laten zien wat mogelijk is bij meer schaal.

Vraag: Hoe bepaal je de groei-verwachting?

Kijk naar:

• Aantal geïnteresseerde gemeenten (wachtlijst)
• Vergelijkbare voorzieningen (hoeveel gemeenten gebruiken die?)
• Totale doelgroep (hoeveel gemeenten hebben deze behoefte?)
• Realistische groei per jaar (10-20% is vaak haalbaar)

Wees eerlijk: liever conservatief schatten dan teleurstellen.

Vraag: Wat als we de groei niet halen?

Bouw flexibiliteit in:

• Start met minimumscenario of licht streefscenario
• Evalueer na 6 maanden en pas aan
• Of: maak afspraken over bijstorten als groei tegenvalt

Vraag: Kunnen we het budget halverwege het jaar aanpassen?

Ja, maar zorg dat je vooraf afspraken maakt over hoe je dit doet en doe het transparant:

• Leg uit waarom (groei valt tegen, of juist mee)
• Laat gemeenten besluiten (via governance)
• Voorkom verrassingen: communiceer tijdig

Vraag: Hoe ga je om met gemeenten die alleen het minimum willen betalen?

Een communitybijdrage is vrijwillig. De software is immers open source, dus partijen kunnen de code met een eigen leverancier draaien. Zorg dat je in de communicatie duidelijk maakt dat het een publiek belang is om de code en de samenwerking samen goed en gezond te houden. Spreek partijen aan op solidariteit. Maak ook afspraken met leveranciers dat zij wijzen op het belang van de communitybijdrage als gemeenten zich rechtstreeks bij hun melden voor een contract.

Praktische tips

Start eenvoudig, verfijn later

Begin met gelijke verdeling of simpele inwoner-verdeling. Je kunt altijd verfijnen als jullie meer ervaring hebben.

Maak een meerjarenraming

Laat zien wat gemeenten de komende 3 jaar kunnen verwachten qua bijdrage. Dat helpt bij budgetteren.

Bouw een buffer

Plan niet 100% van het budget in. Houd 10-15% reserve voor onvoorziene zaken.

Evalueer jaarlijks

Kijk elk jaar of het model nog past. Bijdrage verhogen kan, maar wees transparant over waarom.

Begin realistisch

Start met het streefscenario, niet met de wens. Beter positief verrassen dan teleurstellen.

Update scenario’s jaarlijks

Scenario’s zijn geen beton. Herzie ze elk jaar op basis van:

• Behaalde groei
• Leerervaringen uit het afgelopen jaar
• Nieuwe inzichten over kosten
• Verschuivende ambities

Gebruik het als gesprekstool

Scenario’s zijn niet bedoeld als harde voorspelling, maar als gespreksstarter:

• “Wat vinden jullie belangrijk?”
• “Wat zijn we bereid te investeren?”
• “Hoeveel groei verwachten we realistisch?”

Wees transparant over onzekerheden

Benoem expliciet:

• Aannames die je hebt gemaakt
• Risico’s (groei valt tegen, kosten vallen hoger uit)
• Hoe je bijstuurt als realiteit afwijkt

Laat het schaalvoordeel zien

De kracht van samenwerking zit in schaalvoordeel. Maak dit visueel duidelijk met een grafiek die laat zien hoe kosten per gemeente dalen bij groei.

Tip: Stel een financieel verantwoording op. Dit hoeft geen boekwerk te zijn, maar laat zien waar het geld naartoe is gegaan en wat daarmee bereikt is. Dat versterkt draagvlak.

Tip: Gebruik de scenario-aanpak niet alleen bij de start, maar ook bij belangrijke momenten zoals: evaluatie na jaar 1, belangrijke strategische keuzes, werving van nieuwe deelnemers, discussies over opschaling