Stap 1: Bepaal jullie samenwerkingsambitie

Voordat je kiest voor een bepaald samenwerkingsmodel, is het belangrijk om eerst helder te krijgen hoeveel regie jullie als gemeenten willen hebben op de doorontwikkeling van de open source software. Deze keuze bepaalt in grote mate welke organisatievorm en afspraken passend zijn.

De regieladder: van minimaal naar maximaal

Je kunt de mate van regie zien als een ladder met verschillende treden. Elke trede vraagt meer organisatie, maar geeft ook meer invloed op de richting van de software:

Trede 1: Delen zonder regie

Kenmerken:

• Code wordt op een publieke repository geplaatst (bijvoorbeeld GitHub) onder een open source licentie
• Gemeenten kunnen de code vrij gebruiken en doorontwikkelen
• Elke gemeente regelt eigen doorontwikkeling met eigen leveranciers
• Geen gezamenlijke afstemming of planning

Wanneer passend:

Dit model werkt goed als de software vooral als startpunt dient en gemeenten hun eigen richting willen bepalen. Bijvoorbeeld bij experimenten of als gemeenten zeer verschillende behoeften hebben.

Trede 2: Lichte coördinatie

Kenmerken:

• Een klein aantal gemeenten (2-5) werkt samen
• Informele afspraken over wie wat doet
• Regelmatig overleg over doorontwikkeling
• Mogelijk een contactpersoon die afspraken coördineert
• Kosten worden verdeeld op basis van onderling overleg

Wanneer passend:

Dit werkt voor kleine groepen die elkaar goed kennen en vergelijkbare behoeften hebben. De overhead blijft beperkt, maar er is wel afstemming over de richting.

Trede 3: Gestructureerde samenwerking

Kenmerken:

• Meer gemeenten (6-100+) werken samen
• Formele samenwerkingsovereenkomst
• Gemeenten betalen een jaarlijkse communitybijdrage
• Gezamenlijke besluitvorming over prioriteiten (bijvoorbeeld via stuurgroep)
• Duidelijke rollen: wie beheert repository, wie werft nieuwe gemeenten, wie coördineert, wie heeft het contract met leveranciers
• Periodieke community-bijeenkomsten

Wanneer passend:

Dit niveau is nodig wanneer meer gemeenten willen meedoen en er behoefte is aan voorspelbaarheid en gezamenlijke sturing. De investering in organisatie loont door grotere schaal en betere afstemming.

Trede 4: Volledige regie

Kenmerken:

• Grote groep gemeenten (75-342) en/of strategisch belangrijk product
• Professionele organisatie met gelaagde governance
• Uitvoeringsorganisatie die onder aansturing staat van de governance, met daarin rollen als:
  • Product owner
  • Ontwikkelteam
  • Quality Assurance
  • Community management
  • Communicatie
  • Governance ondersteuning
  • Contract & leveranciersmanagement

Wanneer passend:

Dit niveau is nodig voor strategische applicaties waar gemeenten sterke regie op willen houden, applicaties die tot standaard worden verklaard, of wanneer de schaal zo groot is dat professioneel beheer noodzakelijk is.

Factoren die je keuze bepalen

Bij het bepalen van het juiste ambitieniveau spelen verschillende factoren een rol:

1. Aantal deelnemende gemeenten

Met 2-5 gemeenten kun je vaak nog informeel werken. Vanaf 6-10 gemeenten wordt formalisering wenselijk. Boven de 20 gemeenten is een meer professionele structuur meestal noodzakelijk.

2. Strategisch belang van de software

Gaat het om een kernsysteem of een ondersteunend hulpmiddel? Hoe kritisch is de software voor de dienstverlening? Hoe groot zijn de risico’s bij uitval of problemen?

3. Ontwikkelintensiteit

Is de software ‘af’ en vooral stabiel te houden, of zijn er plannen voor doorontwikkeling? Meer doorontwikkeling vraagt vaak om meer coördinatie.

4. Beschikbare capaciteit en geld

Hoeveel tijd kunnen jullie investeren in de samenwerking? Hoeveel budget is er beschikbaar? Een hoog ambitieniveau vraagt om dedicated capaciteit en meer budget.

5. Homogeniteit van behoeften

Hebben gemeenten vergelijkbare wensen en aanpassingen nodig, of lopen de behoeften sterk uiteen? Bij grote verschillen is een lossere vorm soms praktischer.

Beslishulp: welk niveau past bij jullie?

Beantwoord onderstaande vragen om je keuze te verhelderen:

Vraag 1: Hoeveel gemeenten verwachten jullie dat mee gaan doen?

• 2-5 gemeenten → Lichte coördinatie is waarschijnlijk voldoende
• 6-100+ gemeenten → Gestructureerde samenwerking wordt aanbevolen
• (Vrijwel) alle gemeenten → Volledige regie is waarschijnlijk nodig

Vraag 2: Willen jullie gezamenlijk sturen op doorontwikkeling?

• Nee, elke gemeente doet dat zelf → Delen zonder regie
• Ja, maar informeel → Lichte coördinatie
• Ja, met duidelijke afspraken → Gestructureerde samenwerking of hoger

Vraag 3: Is de software strategisch belangrijk voor jullie dienstverlening?

• Nee, het is een experiment of hulpmiddel → Lager ambitieniveau volstaat
• Ja, het is een kernsysteem → Hoger ambitieniveau nodig

Vraag 4: Zijn jullie bereid om tijd en geld te investeren in de organisatie?

• Minimaal → Kies voor een lager ambitieniveau
• Substantieel → Hoger ambitieniveau is mogelijk

Tip: Het is verstandig om te starten op een lager niveau en op te schalen als de samenwerking groeit en meer volwassen wordt.