Stap 7: Stel een samenwerkingsovereenkomst op
Een samenwerkingsovereenkomst legt de afspraken tussen gemeenten juridisch vast. Het document beschermt alle partijen, voorkomt misverstanden en biedt houvast bij wijzigingen of conflicten.
De overeenkomst hoeft niet complex te zijn, maar moet wel de belangrijkste afspraken bevatten.
Wanneer heb je een overeenkomst nodig?
Niet altijd nodig:
Bij ‘Delen zonder regie’ (code op publieke repo zonder verdere afspraken) is geen overeenkomst nodig. De open source licentie regelt het gebruik.
Wel nodig vanaf:
- Lichte coördinatie met kosten of verplichtingen
- Gestructureerde samenwerking
- Volledige regie
- Zodra er een communitybijdrage wordt gevraagd
- Zodra er gezamenlijke contracten met leveranciers komen
Wat leg je vast in de overeenkomst?
De samenwerkingsovereenkomst brengt alle eerder gemaakte keuzes samen. Het is geen nieuw beslismoment, maar het vastleggen van wat jullie al hebben afgesproken.
1. Partijen en doel
- Wie: Welke gemeenten nemen deel (met bijlage voor toekomstige toetreders)
- Wat: Om welke software/toepassing gaat het
- Waarom: Wat is het doel van de samenwerking
2. Governance (zie stap 3)
- Overlegstructuur (gebruikersoverleg, stuurgroep)
- Besluitvormingsmethoden
- Mandaten en bevoegdheden
- Overlegfrequentie
3. Rollen en taken (zie stap 2)
- Concrete rolbezetting (wie doet wat)
- Eventuele rol van penvoerder
4. Financiën (zie stap 4)
- Financieringsmodel en verdeelsleutel
- Hoogte communitybijdrage
- Betalingstermijnen en -voorwaarden
- Kostenverdeling bij onvoorziene uitgaven
- Financiële verantwoording
5. Intellectueel eigendom (zie stap 8)
- Eigendom van de code
- Open source licentie
- Rechten op bijdragen van gemeenten en leveranciers
6. Duur, wijziging en beëindiging
- Looptijd: Voor bepaalde tijd (bijv. 3 jaar met automatische verlenging) of onbepaalde tijd
- Opzegging: Opzegtermijn en modaliteiten (bijv. 6 maanden voor einde kalenderjaar)
- Wijziging: Hoe kun je de overeenkomst aanpassen (welke meerderheid)
- Afwikkeling: Wat gebeurt er met code en lopende contracten bij beëindiging
7. Nieuwe deelnemers en uittreding
- Voorwaarden voor toetreding (welke gemeenten, welke criteria)
- Procedure voor toelating (hoe wordt besloten, wie stemt)
- Opzegging door individuele gemeente (termijn, gevolgen)
- Toegang tot code blijft bestaan (via open source licentie)
8. Aansprakelijkheid en waarborgen
- Software wordt geleverd ‘as is’ (geen garanties)
- Beperking aansprakelijkheid tussen gemeenten
- Elke gemeente verantwoordelijk voor eigen implementatie
- AVG en privacy: elke gemeente is zelf verwerkingsverantwoordelijke
9. Geschillenregeling
- Eerst onderling overleg
- Bij impasse: mediator of bindend advies
- Toepasselijk recht: Nederlands recht
10. Overige bepalingen
- Communicatie en vertrouwelijkheid
- Gebruik naam en logo’s
- Evaluatie en rapportage
Praktische tips
Houd het simpel en leesbaar
Vermijd juridisch jargon waar mogelijk. De overeenkomst moet door iedereen te begrijpen zijn. Gebruik bijlagen voor technische details.
Start met een concept
Gebruik een template (zie bijlage) en pas deze aan op jullie situatie. Laat juridische afdeling meekijken, maar laat het geen 50-pagina monster worden.
Bijlagen zijn je vriend
Leg zaken die vaak wijzigen (lijst deelnemers, hoogte bijdrage, concrete rollen) in bijlagen vast. Dan hoef je niet de hele overeenkomst te wijzigen.
Ondertekening
Bepaal wie moet tekenen. Bij kleine gemeenten volstaat vaak de afdelingshoofd, bij grotere keuzes mogelijk wethouder of college. Check jullie mandaatregeling.
Keuzegids en templates
Om je op weg te helpen bij het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst, hebben we een keuzegids en twee templates beschikbaar:
1. Keuzegids samenwerkingsovereenkomst
Een handleiding die je helpt bij het maken van keuzes voor je samenwerkingsovereenkomst. Loop deze door voordat je begint met invullen van de templates.
2. Template samenwerkingsovereenkomst
Een voorbeeldovereenkomst die je kunt aanpassen aan jullie specifieke situatie. Het template bevat alle essentiële elementen en invulopties.
3. Template addendum
Een template voor het addendum bij de samenwerkingsovereenkomst. Gebruik dit voor zaken die regelmatig wijzigen, zoals de lijst met deelnemende gemeenten of de hoogte van de communitybijdrage.